Když kancelář brzdí práci. Jak poznat, že je čas na změnu?

Autor: Ing. Petr Kučava
Doba čtení: 6 minut

Je pondělí ráno. Ve firmě právě začíná porada, zatímco vedle obchodníci telefonují se zákazníky. O několik metrů dál se účetní snaží dokončit uzávěrku a do toho přijde kolega s rychlým dotazem. Nikdo nedělá nic špatně, přesto má většina zaměstnanců pocit, že se během dne nedokáže pořádně soustředit. Podobná situace není výjimkou. Často totiž nejde o problém lidí, ale o pracovní prostředí. Dobře připravený návrh kanceláře dokáže odstranit překážky, které si firma při každodenním provozu ani neuvědomuje.

Problémy se obvykle objevují nenápadně

Jen málokterá společnost si řekne, že její kanceláře přestaly fungovat. Ve většině případů se potíže objevují postupně. Přibývají zaměstnanci, mění se způsob práce, část týmu pracuje hybridně a roste počet online schůzek. Prostory, které byly před několika lety vyhovující, už dnes nemusí odpovídat potřebám firmy. Zaměstnanci hledají klidné místo pro videohovor, zasedací místnosti bývají obsazené a společné prostory přestávají stačit běžnému provozu.

Každodenní drobnosti mají velký dopad

Nevhodně uspořádaná kancelář se neprojeví jednou zásadní chybou, ale desítkami drobných komplikací. Lidé se zbytečně přesouvají mezi místnostmi, hledají volné místo pro jednání nebo odcházejí telefonovat na chodbu. Takové situace se mohou zdát bezvýznamné, během týdne však představují desítky minut ztraceného času. Právě proto by měl návrh kanceláří vycházet z reálného fungování firmy, nikoli pouze z půdorysu nebo počtu pracovních stolů.

Zaměstnanci často znají řešení

Když se plánuje rekonstrukce nebo stěhování kanceláří, bývá hlavní slovo na vedení společnosti. Přitom právě zaměstnanci nejlépe vědí, co jim při práci chybí. Někdo postrádá více soukromí při telefonování, jiný místo pro krátké týmové porady nebo klidnější zónu pro soustředěnou práci. Zapojení lidí do plánování přináší cenné podněty, které mohou výrazně ovlivnit výslednou podobu kanceláře. Často se ukáže, že i drobná změna uspořádání prostoru dokáže zlepšit každodenní fungování celého týmu.

Dobrá kancelář není otázkou designu

Moderní interiér sám o sobě nezaručí, že se zaměstnancům bude pracovat lépe. Mnohem důležitější je, zda kancelář odpovídá způsobu práce konkrétní firmy a dokáže se přizpůsobit jejímu dalšímu rozvoji. Kvalitní návrh kanceláře proto nevzniká podle aktuálních trendů, ale podle každodenních potřeb lidí, kteří budou prostory využívat. Právě tehdy se kancelář stává místem, které podporuje spolupráci, usnadňuje komunikaci a pomáhá zaměstnancům odvádět kvalitní práci.

O autorovi

Petr Kučava je senior copywriter a komunikační specialista se zaměřením na technická, produktová a vysvětlující témata. Dlouhodobě spolupracuje s odbornými konzultanty a převádí složitá témata do srozumitelné podoby.